Các công thức tính toán trong Excel phần II

Trong Phần I đã trình bày về các công thức tính toán cơ bản trong MS Excel. 
Phần II này sẽ trình bày các thủ thuật thường dùng trong Excel. Đây là các thủ thuật rất có ích và làm giảm đáng kể thời gian thao tác với bảng tính.
Bên cạnh hai phần về các công thức tính toán trong Excel các bạn có thể tham khảo thêm các thủ thuật Excel khác được tổng hợp tại trang: Excel Tutorials and Tricks Series hoặc tại Category Excel.

Hiển thị đối số của các hàm

Để xem đối số trong một công thức, hãy nhấn Ctrl- Shift- A. Ví dụ, nếu bạn gõ =RATE và nhấn Ctrl- Shift -A, bạn có thể nhìn thấy tất cả các đối số cho hàm này (ví dụ =RATE (nper, pmt, pv, fv, type, guess)).

Nếu bạn muốn biết chi tiết hơn, gõ theo: =RATE

Và nhấn Ctrl+A để hiển thị theo Function Wizard.

Tham chiếu các hàm

Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, bạn hãy giữ phím Shift-F3, Excel sẽ đưa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hướng dẫn các cú pháp cụ thể cho từng hàm khi bạn di chuyển con trỏ điểm sáng đến hàm muốn tham chiếu. Đây cũng là cách nhập công thức nhanh mà không cần gõ toàn bộ cú pháp.

Dùng F9 để tính tạm thời

Nếu bạn tạo một bản tính có chứa công thức quá dài nên không thể biết ngay kết quả, bạn có thể kéo con trỏ để chọn một phần của công thức trong thanh công thức, và ấn phím F9. Lập tức, kết quả của một công thức con trong dãy công thức của bạn sẽ hiện trên màn hình. Quan trọng hơn, là bạn không được ấn Enter, một phần của công thức đó sẽ bị mất, nên để chắc chắn bạn phải ấn phím ESC. Tuy nhiên nếu bạn nhỡ ấn Enter, thì hãy thử ấn tổ hợp phím Ctrl- Z để phục hồi lại các thay đổi.

Liên kết text box tới dữ liệu trong ô

Bạn có thể liên kết một text box tới dữ liệu trong một ô của bản tính bằng cách tạo ra một text box và liên kết công thức trả lại kết quả của ô đó tới text box.

1. Nhắp vào biểu tượng tạo một text box trên thanh công cụ Drawing. Nhắp vào bảng tính và kéo con trỏ để tạo một text box.

2. Đưa con trỏ tới thanh công thức, gõ công thức đã cho kết quả tới ô cần liên kết vào text box. (Ví du: trong ô A1 bạn có số liệu là 2. Trên thanh công thức, ban gõ =A1). Và ấn Enter.

3. Text hay số liệu bạn gõ trong ô đã liên kết (ví dụ A1) sẽ xuất hiện trong text box. Trong ví dụ trên thì text box sẽ có giá trị ở trong là 2.

Bạn có thể di chuyển text box tới một vài bản tính khác trong tập bảng tính nếu bạn muốn.

Liên kết một hình ảnh tới một dãy ô

Bạn có thể copy một dãy ô và dán nhanh chúng như một hình ảnh trong một bản tính. Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn thấy ô nào đó tại một vài nơi trong bảng tính của bạn. Bạn có thể sử dụng phương pháp này để in các ô trong một trang. Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng được áp dụng cho các ô được liên kết. Để tạo một hình ảnh được liên kết, bạn theo các bước:

1. Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc.

2. Nhắp vào Copy trên menu Edit.

3. Chọn ô mà bạn muốn dán hình ảnh vừa chọn xuất hiện.

4. Trong khi giữ phím Shift, nhắp vào Paste Picture Link trên menu Edit. Kết quả sẽ cho nhanh chóng.

Sử dụng Advanced Filter

Nếu bạn tạo một danh sách Shift trong Microsoft Excel và muốn chọn tại dữ liệu đó và copy chúng tới bảng tính khác, hãy sử dụng lênh Advanced Filter. Để bắt đầu sử dụng lệnh này, nhắp vào Filter trong menu Dat, nhắp vào Advanced Filter và làm theo các chỉ dẫn.

Sử dụng hàm Sum+ If để tính tổng dữ liệu Advanced Filter

Giả sử bạn tạo một danh sách dữ liệu trong ô từ A1 đến A10 và muốn tính tổng tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Để làm được việc này, sử dụng theo dòng công thức dưới đây:

=SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, A1:A10,0),0))

Để chắc chắn bạn nhập công thức như là một dãy, bạn hãy ấn Ctrl- Shift- Enter. Sau đó bạn sẽ nhìn thấy dấu ngoặc {} trong công thức. Nhưng không được ấn Enter khi đang gõ công thức.

Sử dụng hàm Sum+ If để đếm dữ liệu

Bạn đã có một danh sách dữ liệu trong các ô A1: A10, và muốn đếm tất cả các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200. Bạn sử dụng công thức sau:

 =SUM( IF( A1:A10 >=50, IF( A1: A10 <=200, 1,0),0))

Điền nhanh dữ liệu bằng các ô giống nhau

Bằng cách nhắp đúp chuột vào góc phải dưới của một ô để làm xuất hiện con trỏ hình dấu cộng sẽ tạo ra một chuỗi dữ liệu giống hệt ô gốc trong các ô tiếp theo của cột. Ví dụ, nếu bạn gõ dữ liệu trong các ô A1: A20, gõ một công thức hay text vào trong ô B1. Nhắp hai lần chuột vào góc dưới của ô B1. Microsoft Excel sẽ điền dữ liệu xuống phía dưới cột từ ô B1 tới ô B20.

Sắp xếp một danh sách đẵ được lọc

Để sắp xếp một danh sách đã được lọc, chọn Data\ Sort, và chọn cột thích hợp từ hộp điều khiển Sort by. Đặc biệt bạn cần lưu ý là sắp xếp theo thứ tự tăng dần (Ascending) và giảm dần (Descending) và nhắp vào OK.

Lấy các bộ lọc khi công việc đã hoàn thành

Nếu bạn sử dụng AutoFilter để lọc các bản ghi, bạn đã kết thúc việc hiển thị các record đó, nhưng sau đó bạn lại muốn xem lại tất cả các bản ghi của bạn một lần nữa. Để nhận được các bản ghi đó, đơn giản bạn chọn All từ danh sách thả xuống của bộ lọc hiện tại. Nếu bạn muốn tắt chức năng AutoFilter, chọn Data\ Filter và xoá chọn trong AutoFilter.

Làm vừa dữ liệu trong một trang

Excel đã rất "cố gắng" để đưa thật nhiều dữ liệu cho vừa một trang, nhưng bạn có thể giảm bớt hay làm tăng thêm cho các dữ liệu bảng tính của bạn bằng cách thay đổi lựa chọn Adjust To % Normal Size. Hay bạn có thể sử dụng lựa chọn Fit To Pages để nén dữ liệu cho đầy số trang riêng biệt. Đơn giản, bạn chọn File\ Page Setup và thử nghiệm với hai lựa chọn đó bằng cách thay đổi các thiết đặt của chúng. Cuối cùng, nhắp vào nút Print Preview để xem kết quả.

Hiển thị các ô hay dùng

Để tìm ra bất cứ ô nào mà bạn hay dùng, chọn Auditing từ menu Tools và chọn Show Auditing Toolbar. Nhắp vào một ô cùng với một công thức, khi đó chọn Trace Precedents (nút đầu tiên trên thanh công cụ Auditing), và đưa mũi tên tới các ô mà bạn đã sử dụng để tính toán các giá trị của riêng ô đó, lúc này hình mũi tên màu xanh sẽ xuất hiện có liên kết từ các ô dữ liệu tới ô kết quả. Để xoá các mũi tên, nhắp vào nút Remove All Arrows.

Tìm nhanh các ô có chứa công thức

Để tìm ra nơi các ô chứa công thức một cách nhanh chóng trong bảng tính, chọn Go To từ menu Edit. Trong hộp thoại xuất hiện, chọn Special\ Formulas, và nhắp vào OK. Khi đó, mỗi ô có chứa một công thức sẽ được lựa chọn.

Đánh dấu vào Formulas trong hộp thoại Go To để chọn ô có công thức.

Bổ sung Shift nền web vào bảng tính

Để bổ sung dữ liệu "sống" từ các bảng tính nền web tới bảng tính hiện tại của bạn: mở bảng tính Web, gõ URL vào trong hộp thoại File Open sau đó chọn và copy các ô bạn muốn. Trong bảng tính của ban, chọn Paste Special từ menu Edit và nhắp vào nút Paste Link.

Sử dụng ô tham chiếu và nhãn text trong các công thức

Để sử dụng các tham chiếu ô cùng với nhăn text trong một công thức, bạn chỉ việc gõ một ký hiệu ở giữa tham chiếu và text. Ví dụ, để hiển thị dòng dữ liệu là "25 Departments", gõ (=A1 & "Departments"), trong đó A1 chứa số 25.

Làm thế nào để ấn định một macro tới một nút?

Bạn muốn chạy macro hay hàm chỉ bằng một thao tác nhắp vào một nút? Bằng cách gán một hàm hay một macro tới một nút tuỳ biến bạn có thể thực hiện rất nhanh chóng mà không phải chọn Tools\Macro. Để ấn định một macro tới một nút, chọn View\ Toolbars\ Customize. Nhắp vào tab Commands và chọn Macros trong điều khiển Categories. K𠄢ustom Button trong Commands tới một thanh công cụ. Khi bạn đã bổ sung xong nút macro, nhắp vào nút có biểu tượng hình mặt cười màu vàng và nhắp vào nút Modify Selection trong hộp thoại Customize. Chọn Assign Macro từ menu shortcut mới xuất hiện. Cuối cùng, để đồng nhất macro bạn muốn tới gắn vào nút macro, nhắp vào OK, và nhắp vào Close.

Hiển thị công thức một cách an toàn

Bạn nhớ phải luôn luôn ghi bảng tính trước khi chuyển tới công thức hiển thị bằng cách ấn Ctrl - ~. Khi bạn quay lại bảng tính sau khi hiển thị các công thức, bạn có thể tìm thấy một vài định dạng khác nhau. Ví dụ, Excel có thể đã thay đổi độ rộng cột cùng một vài cột khác của bạn. Nếu điều này xảy ra, đơn giản mở lại bảng tính để quay lại định dạng đã mất. Phương pháp khác là chuyển bảng tính theo cách ở trên và tắt bằng cách vào menu Tools\Options chọn Views và đánh dấu chọn vào ô Formulas. Nhắp và OK để kết thúc.

Sắp xếp các ký tự in hoa và in thường

Excel không quan tâm đến trường hợp các ký tự chữ cái khi sắp xếp, trừ khi bạn thông báo tới nó. Nếu bạn muốn phân biệt giữa chữ in hoa và in thường trong quá trình sắp xếp, chọn dữ liệu bạn muốn sắp xếp, chọn Data\Sort. Nhắp vào Options trong hộp thoại Sort và chọn lựa chọn Case Sensitive. Nhắp vào OK hai lần. Bạn sẽ phải nhớ để chọn lựa chọn này mỗi lần vì Excel sẽ không giữ lại thiết đặt này.

Chuyển đổi các nhăn tới các số

Text dạng số là một kiểu dữ liệu hợp lệ. Ví dụ một số phone không hoàn toàn là một số. Khi lưu trữ kiểu dữ liệu này, bạn có thể thêm vào dữ liệu nhập vào bằng ký tự ('). Tuy nhiên, thỉnh thoảng các giá trị số được nhập vào được nhập như là text số và điều này có thể xảy ra rắc rối. May thay, có thể dễ dàng chuyển đổi text số tới dạng số. Bạn theo các bước sau: chọn các ô dữ liệu bạn muốn chuyển đổi. Chọn Data\ Text To Column. Nhắp vào Next hai lần. Chọn General format và nhắp vào Finish. Excel sẽ chuyển đổi text số thành dữ liệu số.

Excel có rất nhiều hàm số sử dụng trong các lĩnh vực: toán học, thống kê, logic, xử lý chuỗi ký tự, ngày tháng …
Hàm số được dùng trong công thức.
Trong hàm có xử lý các hằng ký tự hoặc hằng xâu ký tự thì chúng phải được bao trong cặp dấu “ ”
Các hàm số có thể lồng nhau. VD: =IF(AND(A2=10,A3>=8),“G”,IF(A2<7,“TB”,“K ”))
Có thể nhập hàm số bằng cách ấn nút Paste Function fx trên Toolbar, rồi theo hướng dẫn ở từng bước


Một số hàm số quan trọng:

AND (đối 1, đối 2,…, đối n): phép VÀ, là hàm logic, chỉ đúng khi tất cả các đối số có giá trị đúng.
Các đối số là các hằng, biểu thức logic.
VD: = AND (B3>=23,B3<25)

OR (đối 1, đối 2, …, đối n): phép HOẶC, là hàm logic, chỉ sai khi tất cả các đối số có giá trị sai.
VD: = OR (D3>=25,D3<23)
SUM (đối 1, đối 2, …, đối n): cho tổng của các đối số
Các đối số là các hằng, địa chỉ ô, vùng.
AVERAGE (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị TBC c các số 
MAX (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị lớn nhất
MIN (đối 1, đối 2, …, đối n): cho giá trị nhỏ nhất
IF (bt logic, trị đúng, trị sai): 
Hiển thị trị đúng nếu BT logic có g/t True
Hiển thị trị sai nếu BT logic có g/t False
VD: =IF(A3>=5,“Đậu”,“Rớt”)
Ø- Hàm IF có thể viết lồng nhau.
VD: = IF(C6<=300,1,IF(C6>400,3,2))
- Hàm trên cho kết quả của phép thử sau:
nếu [dữ liệu trong ô C6] £ 300
nếu 300 < [dữ liệu trong ô C6] £ 400
nếu [dữ liệu trong ô C6] > 400 
LEFT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên trái của chuỗi.
qVD: =LEFT(“Gia Lâm – Hà Nội”,7) 
cho kết quả là chuỗi “Gia Lâm”
RIGHT(“Chuỗi ký tự”, n): Cho n ký tự bên phải của chuỗi.
qVD: =RIGHT(“Gia Lâm – Hà Nội”,6) 
cho kết quả là chuỗi “Hà Nội”
MID(“Chuỗi ký tự”, m, n): Cho n ký tự tính từ ký tự thứ m của chuỗi.
qVD: =MID(“Gia Lâm–Hà Nội”,9,2) 
cho kết quả là chuỗi “Hà”
SUMIF (vùng_đ/k, đ/k, vùng_tổng): hàm tính tổng có điều kiện
Giả sử vùng B2:B5 chứa các g/t tiền nhập 4 mặt hàng tương ứng 100, 200, 300, 400. vùng C2:C5 chứa tiền lãi tương ứng 7, 14, 21, 28 thì hàm SUMIF(B2:B5,“>160”,C2:C5) cho kết quả bằng 63 (=14+21+28)
COUNTIF(vùng_đếm, điều_kiện): đếm số lượng các ô trong vùng đếm thoả mãn điều kiện
VLOOKUP (trị_tra_cứu, bảng_tra_cứu, cột_lấy_dữ_liệu, [True/False]): tra cứu g/t với các g/t trong cột đầu tiên của bảng và hiển thị dữ liệu tương ứng trong bảng tra cứu nằm trên cột ở đối số 3.
VD: = VLOOKUP(E3, $E$12:$F$16, 2, True)
- Nếu g/t tra cứu nhỏ hơn g/t nhỏ nhất trong cột đầu tiên của bảng thì trả về lỗi #N/A.
- Nếu đối số thứ 4 bằng True (hoặc 1):
+ Các g/t trong cột đầu tiên của bảng phải được sắp xếp tăng dần.
+ Nếu g/t tra cứu không có trong cột đầu tiên của bảng thì hàm sẽ tra cứu g/t trong bảng £ g/t tra cứu.
HLOOKUP(g/t, bảng_g/t, hàng_lấy_d.liệu, [1/0]): hàm tra cứu theo hàng, tương tự hàm VLOOKUP
Hàm xếp thứ hạng: 
RANK(g/t_xếp, bảng_g/t, tiêu_chuẩn_xếp)
- đối số 1: là giá trị cần xếp thứ (VD: điểm 1 HS)
- đối số 2: bảng chứa các g/t (VD: bảng điểm)
- đối số 3: = 0 thì g/t nhỏ nhất xếp cuối cùng (VD khi xếp thứ hạng các HS trong lớp theo điểm)
= 1 thì g/t nhỏ nhất xếp đầu tiên (VD khi xếp thứ hạng cho các VĐV đua xe theo thời gian)
VD: =RANK(A3,$A$3:$A$10,1)
NOW(): Cho ngày và giờ ở thời điểm hiện tại.
TODAY(): Cho ngày hiện tại.
DAY(“mm/dd/yy”): Cho giá trị ngày.
VD: =DAY(“11/25/80”) 
cho kết quả là 25
MONTH(“mm/dd/yy”): Cho giá trị tháng.
VD: =MONTH(“11/25/80”) 
cho kết quả là 11
YEAR(“mm/dd/yy”): Cho giá trị năm.
VD: =YEAR(“11/25/80”) 
cho kết quả là 1980
Hàm Year thường được dùng để tính tuổi khi biết ngày sinh: